ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ в Государственной инспекции труда в Республике Татарстан

УТВЕРЖДЕНА
приказом Государственной инспекции
труда в Республике Татарстан
от «___» _______ 201__ г. № ____

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в Государственной инспекции труда в Республике Татарстан

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Государственной инспекции труда в Республике Татарстан разработана во исполнение Постановления Пра-вительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Государственной инспекции труда в Республике Татарстан, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную инфор-мацию ограниченного распространения, устанавливаются в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограничен-ного распространения в федеральных органах исполнительной власти, ут-вержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. №1233 (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 г. №740).
1.5. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, оформление в соответствии с требованиями дело-производства, сохранность дел до сдачи начальнику структурного подраз-деления или лицу, замещающему его, возлагается на (главных) государст-венных инспекторов труда; после сдачи – приема документов начальнику ответственность за сохранность возлагается на начальников структурных подразделений.
Об утрате служебных документов немедленно докладывается замести-телю руководителя инспекции (по подчиненности), который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются руководителю ин-спекции.
1.6. Организация и ведение делопроизводства, контроль по соблюде-нию делопроизводства в структурных подразделениях инспекции возлага-ется на начальников структурных подразделений, заместителей руководи-теля инспекции (по подчиненности). Контроль по соблюдению единой сис-темы делопроизводства в инспекции, проведение учебы по делопроизвод-ству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях инспекции (не реже одного раза в год) возлагаются на отдел государствен-ной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Ин-спекции и с разрешения руководителя инспекции.
1.8. Исполнение документов, оформление и формирование их в дела производятся (главными) государственными инспекторами труда. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением и оформлением документов осуществляется начальниками структурных подразделений.
1.9. Начальники структурных подразделений инспекции обязаны:
1.9.1. Своевременно, в день поступления документов в структурное подразделение или на следующий день обеспечить доведение их до испол-нителей.
1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с посту-пившими из отдела государственной гражданской службы, кадров доку-ментами и нормативными правовыми актами органов государственной вла-сти Российской Федерации и Республики Татарстан, приказами, постанов-лениями, письмами и другими документами Федеральной службы по труду и занятости, Инспекции.
При необходимости по указанию руководителя инспекции делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.
1.10. Вновь принятые на работу в инспекцию работники должны быть ознакомлены отделом государственной гражданской службы, кадров, орг-работы, хозяйственного обеспечения с Положением об Инспекции, Слу-жебным распорядком, Должностными инструкциями, Регламентом инспек-ции, Административным регламентом по работе с обращениями граждан, а также настоящей Инструкцией.
1.11. При уходе работника структурных подразделений в отпуск, вы-езде в командировку продолжительностью свыше 15 календарных дней (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные им документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются на-чальнику структурного подразделения.
1.12. При увольнении или переводе на другую работу работника струк-турного подразделения, составляется акт о сдаче - приеме дел и докумен-тов.
1.13. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, надзорно-контрольной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.14.Несоблюдение должностными лицами инспекции требований законодатель-ства о государственном надзоре влечет административное наказание по ст.19.6.1 КоАП РФ.
1.14. Ведение делопроизводства в инспекции осуществляется с помощью Ав-томатизированной информационной системы государственного надзора за соблюдением законодательства о труде (далее – АИС ГИТ).

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов
2.1.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установлен-ный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их распо-ложения:
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм – нижнее
2.1.2. В Инспекции применяются следующие бланки:
угловой бланк письма Государственной инспекции труда в Республике Татарстан (Приложение №1);
угловой бланк Руководителя Государственной инспекции труда в Рес-публике Татарстан (Приложение №2); ¬
продольный бланк приказа Государственной инспекции труда в Рес-публике Татарстан (Приложение № 3);
Использование иных бланков, не предусмотренных настоящими пунк-тами Инструкции, не допускается. ¬
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два вари-анта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пре-делах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (нача-ло и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны рас-положения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начина-ется от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в инспекции, утверждаются ее руководителем по представлению отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам отдела госу-дарственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции и подлежат учету. На гербовых бланках типограф-ским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.1.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 2.1.2 настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению, и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.
2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя ин-спекции. Соответствующие предложения вносятся отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.1.6. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут начальники отделов инспекции. После выдачи их под роспись инспектору ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут (главные) государственные инспекторы труда.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
в Инспекции
При подготовке организационно-распорядительных документов ра-ботники инспекции оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. №2-ФК3 "О Государственном гербе Российской Федера-ции" (в редакции от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ и от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ).
2.2.2. Код федерального органа исполнительной власти (указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти)
Код федерального органа исполнительной власти проставляют по Об-щероссийскому классификатору органов государственной власти и управ-ления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридиче-ского лица (указывают по усмотрению федерального органа исполнитель-ной власти)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) феде-рального органа исполнительной власти проставляют в соответствии с до-кументами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-новки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, вы-даваемыми налоговыми органами.
2.2.5. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование федерального органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом феде-ральном органе исполнительной власти – Государственная инспекция труда в Республике Татарстан. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного - Гострудинспекция в Республике Татарстан.
Над наименованием Государственная инспекция труда в Республике Татарстан указывается полное или сокращенное наименование федерально-го органа, в ведении которого находится Инспекция – Федеральная служба по труду и занятости.
2.2.6.Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотре-нию федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого федеральным органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, преду-смотренных Общероссийским классификатором документации (ОКУД).
2.2.8. Код формы документа (указывают по усмотрению федерально-го органа исполнительной власти)
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.2.9.Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными ор-ганами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательно-сти: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.
2.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа (бланк приказа), присваиваемый:
- отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения состоит из порядкового номера и буквенных индексов «к», «о», «пр».
Например: № 1 к
- отделом финансирования и бухгалтерского учета состоит из поряд-кового номера и буквенных индексов «ф».
Например: № 2-ф
- структурными подразделениями инспекции состоит индекса отдела, индекса дела по номенклатуре, номера личной печати, порядкового номера.
Например: № 04.01.- 09-73/58
Регистрационный номер входящего документа присваивается в АИС ГИТ отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения и состоит из наименования вида документа, порядкового номера, года регистрации.
Например: 5-5910-13-ПВ
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает реги-страционный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного ви-да документа. Место составления или издания документа указывают с уче-том принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.13. Пометка ограничения доступа к документу.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа содержащим служебную ин-формацию ограниченного распространения.
Гриф печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему. На обороте первого листа документа печатается количество экземпляров и расшифровывается, куда какой экземпляр на-правляется.
2.2.14. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство финансов
Российской Федерации

Административно - правовой
Департамент

При адресовании документа конкретному должностному лицу наиме-нование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - дательном.
Например: Министерство здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации

Директору Департамента по
управлению делами
С.Е. Донцову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"

В.Д. Иванову
Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или класс-ный чин государственного служащего - адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин долж-ностного лица, подписавшего документ.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Эле-менты почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например: Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, а затем - почтовый адрес.
Например: Петрову А.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 8
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "ко-пия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется рассылка.
2.2.15. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения про-ставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально
издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
службы по труду и занятости
______________________________
(лич. подпись) (инициалы, фамилия)
«__» __________ 2013г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минфина России от 20.01.2013 N 275

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом на-именования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа -УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
2.2.16. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполни-теля (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция вносится в АИС ГИТ.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, рав-ным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием реги-страционного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.17. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").
Например:

ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"),
Например:
Должностная инструкция
начальника отдела

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 меж-строчный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.18. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.2.19. Текст документа.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составления текста в виде анкеты наименования признаков ха-рактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные име-нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на сле-дующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может
содержать одну заключительную часть (например, приказы - распоряди-тельную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты.
В тексте промежуточного ответа на обращение граждан необходимо указывать дату поступления обращения в инспекцию.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица' единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). .
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.20. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
Например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий при-ложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Например:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:

Приложение №2
к приказу Роструда
от 16 марта 2006 № 261

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
к приказу Минкультуры России
от 18.03.2005 №234

2.2.21. Подпись.
Руководитель Инспекции подписывает служебные письма, подготов-ленные непосредственно им самим, либо служебные письма, подготовлен-ные исполнителем по поручению руководителя инспекции с резолюцией: «для подготовки проекта ответа».
Начальники отделов, заместители начальников отделов подписывают ответы на обращения граждан, рассмотренные по существу.
Заместители руководителя инспекции подписывают ответы на повтор-ные обращения граждан, а также на все иные обращения, в том числе с ре-золюцией руководителя «для подготовки проекта ответа».
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписав-шего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Подпись на проекте ответа заявителю проставляется начальником отдела (заместителем начальника отдела) в течение 1 дня с момента передачи исполнителем проекта ответа. В случае не соблюдения уставленного срока подписания и не возврата проекта документа исполнителю с необходимыми правками, исполнитель докладывает заместителю руководителя. Отметки (дата, время, подпись) о передачи проекта ответа на подпись от исполнителя начальнику отдела и обратно от начальника отдела (заместителя начальника отдела) исполнителю фиксируется на «карточке обращения гражданина».
При наличии замечаний, проект ответа возвращается исполнителю с отметкой "с замечаниями" и необходимыми пояснениями. Замечания рас-сматриваются ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. В случае несогласия с представленными замеча-ниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя курирующего заместителя руководителя инспекции, кото-рый принимает окончательное решение.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте до-кумента, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фак-тическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправ-ления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последова-тельности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должно-сти, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.2.22. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ра-нее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформ-ляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнитель-ной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органи-зации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ _________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согла-сования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких ор-ганизаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагает-ся".
Согласование документа осуществляется в следующей последователь-ности:
с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых за-трагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологиче-ский, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством пре-дусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Материалы расследования несчастного случая заблаговременно, не позднее трех дней до подписания членами комиссии акта расследования, а в случае расследования госинспектором труда самостоятельно – заключения, начальники отделов представляют на согласование руководителю инспекции или курирующему заместителю руководителя. Согласование производится в течение одного дня. В том случае, если по истечении данного срока не получено замечаний, то акт расследования (заключение) подписывается в редакции, предложенной инспектором.
2.2.23. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами инспекции оформляется визой.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную под-пись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной или электронной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Виза на ответе заявителю проставляется начальником отдела в течение дня подачи исполнителем проекта ответа или на следующий день. В случае не соблюдения уставленного срока визирования исполнитель подает докладную записку на имя заместителя руководителя. Отметки (дата, время, подпись) о передачи проекта ответа на визу от исполнителя начальнику отдела и обратно от начальника отдела исполнителю фиксируется на «карточке обращения гражданина».
При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замеча-ниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с заме-чаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются ответственным исполнителем и учитываются при дора-ботке окончательного ответа. Если замечания учтены в полном объеме, по-вторного визирования не требуется. В случае несогласия с представленны-ми замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя курирующего заместителя руководителя инспек-ции, который принимает окончательное решение.
Проекты ответов на обращения граждан на подписание руководителю, заместителю руководителя исполнитель представляет с визами заместителя руководителя, начальника отдела, заместителя начальника (или главного государственного инспектора), исполнителя; на подпись заместителю ру-ководителя с визами начальника отдела, исполнителя; на подпись началь-нику отдела с визой исполнителя. Отметки (дата, время, подпись) о пере-дачи проекта ответа на подпись руководителю, заместителю руководителя, начальнику отдела исполнитель фиксирует на «карточке обращения граж-данина».
2.2.24. Оттиск печати.
Инспекция имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответ-ствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наиме-нования должности лица, подписавшего документ.
(Виды печатей и штампов, используемых в Инспекции, а также пере-чень документов, на которых ставятся печати изложен в приказе инспекции № 27 от 30.03.2006 г.)
2.2.25. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже рек-визита "Подпись", проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись АЛ. Петрова
Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.
2.2.26. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем уг-лу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника докумен-та.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его те-лефона.
Например:
Н.С. Maксимова
334 46 46
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой ис-полнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного ис-полнителя.
2.2.27. Отметка о поступлении документа.
На сопроводительном письме поступающих документов проставляется штамп с указанием наименования инспекции, даты поступления документа и индекса регистрации в системе АИС ГИТ.
Сканирование документов, поступивших в инспекцию и необходимых передать в г.г.Набережные Челны, Альметьевск, осуществляют работники отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения по электронной почте.
2.2.28. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельст-вующего о его исполнении (исходящий документ, связанный в АИС ГИТ с входящим документом или обращением гражданина), или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "Списать в де-ло"; номер дела, в котором будет храниться документ. Резолюция "Списать в дело" производится в системе АИС ГИТ исполнителем документа или ру-ководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметки об исполнении документа отображаются в карточках входящего документа, обращения гражданина.

2.2.29. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы доку-мента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов

При оформлении служебных документов необходимо соблюдать пра-вила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, об-работку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.
2.3.1. Приказ
2.3.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организа-ционным, кадровым и другим вопросам работы инспекции.
Проекты приказов готовят и вносят заместители руководителя по на-правлениям деятельности, начальники структурных подразделений на ос-новании поручений руководителя инспекции, либо в инициативном поряд-ке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согла-сование с заинтересованными сторонами возлагается на заместителей ру-ководителя, начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Визы на данных приказах проставляются на лицевой стороне послед-него листка. Все проекты приказов визируются до представления руково-дителю инспекции на подпись. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
2.3.1.2. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках уста-новленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарно-го года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, о предос-тавлении отпусков регистрируются в отделе государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения; приказы по фи-нансовым вопросам – в отделе финансирования и бухгалтерского учета.
2.3.1.3. Приказ имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа, в ведении которого находится инспекция – Федеральная служба по труду и занятости;
наименование федерального органа исполнительной власти - Государственная инспекция труда в Республике Татарстан;
наименование вида документа - приказ;
дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста прика-за. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный ин-тервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственной инспекции труда в Республике Татарстан

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой гра-ницы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбу-лы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начи-наться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается на-именование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом
«п р и к а з ы в а ю», которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписы-ваемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков ис-полнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения инспек-ции или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядитель-ной части может содержать сведения о структурном подразделении ин-спекции или должностном лице, на которое возлагается контроль за испол-нением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный доку-мент или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт до-кумента) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения..."
Структурные подразделения инспекции, до сведения которых дово-дится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Приказы подписывает руководитель инспекции, а в его отсутствие, лицо, его замещающее по приказу руководителя инспекции.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приложения к приказу визируются начальником структурного под-разделения инспекции, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
Образец оформления приказа приведен в Приложении №4
2.3.2. Положение, правила, инструкция
2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавли-ваются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, ут-верждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распоряди-тельного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия по-ложений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.
2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным доку-ментом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А 4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на во-прос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требо-вания и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция старшего специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, от-ветственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления Положения приведен в Приложении №5.
2.3.3 Протокол
2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и вы-ступлений, справок, проектов решений и др.
2.3.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух час-тей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или от-сылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество пре-вышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматривае-мых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием док-ладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение)- в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутство-вавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчер-кивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименова-ния должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
заместители Руководителя Федерального архивного агентства Рос-сийской Федерации;
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и при-нятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано, размером шрифта «№15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуж-дении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интер-вал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календар-ного года отдельно по каждой группе протоколов.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из про-токолов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии. .
2.3.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола раз-мером шрифта №14 или на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от гра-ницы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шриф-том размером № 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 ин-тервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается (при необходи-мости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделя-ется от реквизитов" дата" и "номер" протокола линейкой. .
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№ " и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интер-вала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и вклю-чает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фа-милия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового по-ля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки на-именования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициалы имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ста-вится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении №5.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении №6.
2.3.4. Служебные письма
2.3.4.1.Служебные письма Инспекции готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Республики Татарстан, Правительства Российской Федерации и Республики Татарстан, Госсовета Республики Татарстан и других государственных органов;
как ответы на поручения Федеральной службы по труду и занятости, Министерства труда и социального развития Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Рес-публики Татарстан, Правительства Российской Федерации и Республики Татарстан по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетен-ции Инспекции;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Рес-публики Татарстан и проектов актов Правительства Республики Татарстан;
как ответы на запросы органов исполнительной власти республики;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и част-ных лиц;
как ответы на обращения граждан;
как инициативные письма.
2.3.4.2. Право подписи служебных писем: Право подписи служебных писем ус-танавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразде-лениях, в должностных регламентах; Регламенте. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководя-щих должностных лиц.
2.3.4.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя инспекции или заместителей руководителя инспекции (в рамках установленной компетенции), на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.
2.3.4.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках фор-мата А 4 или А 5; изготовление бланков писем с изображением государст-венного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и после-дующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, на-правляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служеб-ного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном отделе организации-адресата.
2.3.4.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
"Министерство считает...", "Федеральное агентство рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от l-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, при-водятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложе-ния, просьбы, решения и т.д.
В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и (или) "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.
2.3.4.6. При отправке ответов на контрольные документы (ответы на обращения граждан, ответы, направляемые в вышестоящие органы), испол-нитель обязан представить в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения 3 экземпляра служебного письма: первый на бланке - адресату, второй (копия) - в дело, третий (ко-пия) – ¬исполнителю (для документов, которые по номенклатуре хранятся в структурных подразделениях инспекции) с «карточкой обращения гражда-нина» и оригиналом заявления не позднее контрольного срока, для доку-ментов, по номенклатуре дел хранящихся в отделе кадров, оргработы, хо-зяйственного обеспечения – в 2-х экземплярах – первый – адресату, второй (копия) - в дело, с «карточкой входящего документа».
2.3.4.7. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

2.3.5. Составление телеграмм.

2.3.5.1. Телеграммы составляются, как правило, только по срочным вопросам (не более 200-250 печатных знаков).
2.3.5.2. Телеграммы, подготовленные в Инспекции, визируются, под-писываются и датируются в соответствии с общими требованиями предъ-являемыми к подготовке писем.
2.3.5.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без сою-зов, предлогов и знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла («не» опускать нельзя). Знаки препинания обозначаются буквами:
точка - ТЧК скобки - СКБ
запятая - ЗПТ кавычки - КВЧ
двоеточие - ДВТЧ номер - HP
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в нумерации домов, индексах документов.
2.3.5.4. В телеграмме необходимо указать точный адрес.
Например:

394000 ВОРОНЕЖ КИРОВ 4 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
При адресовании телеграммы нескольким адресатам прилагается рас-сылка, подписываемая начальником структурного подразделения. На пер-вом экземпляре телеграммы закрывается адресат, размножается нужное ко-личество экземпляров и в каждую телеграмму вносится почтовый адрес.
2.3.5.5. Текст телеграммы печатается прописными буквами через 1.5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер.
Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ.
2.3.5.6. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, при этом указывается Инспекция и фамилия подписавшего.
2.3.5.7. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Инспекции, должность лица подписавше-го телеграмму. Здесь же указывается фамилия исполнителя и номер его те-лефона.
Образец оформления телеграммы приведен в приложение № 7.

2.3.6. Порядок оформления командировочных удостоверений

2.3.6.1. Командирование государственных служащих инспекции осу-ществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 18.07.2005 г. №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих». Выезды в командировку работников Инспекции осуществляется на основании Приказа и служебного задания для направле-ния в командировку (унифицированная форма № Т-10а). Работником отде-ла государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйствен-ного обеспечения выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается руководителем инспекции, а в его отсутствие лицом, на ко-торого по приказу возложено исполнение обязанностей руководителя. Ре-гистрация командировочных удостоверений ведется в журнале регистрации командировочных удостоверений.
2.3.6.2. Вызов в г. Казань региональных государственных инспекторов тру-да осуществляется в соответствии с приказом Инспекции №36 от 06.05.2006г.
2.3.7. Записка (аналитическая, докладная,
служебная, объяснительная)

2.3.7.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами инспекции.
2.3.7.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:
адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);
дата документа;
регистрационный номер;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);
название документа (заголовок к тексту);
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
2.3.7.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Инспекции с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документо-оборот.
3.1.2. В документообороте инспекции выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) документация;
отправляемая (исходящая) документация:
внутренняя документация.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в инспекции осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным) и электросвязи.
Документы, передаваемые нарочным (главным) государственным ин-спекторам труда, начальникам структурных подразделений подлежат по-следующей передаче их в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения для их последующей реги-страции и организации прохождения в соответствии с порядком, установ-ленным настоящей Инструкцией.
В нерабочие и праздничные дни поступающая в инспекцию коррес-понденция принимается дежурным инспекции с последующей передачей документов в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргра-боты, хозяйственного обеспечения.

3.3.Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Вся поступающая в инспекцию корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию работниками отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
При приеме поступающей в инспекцию корреспонденции работниками отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично" вскрываются работником отдела государственной граж-данской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения. Оши-бочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции унич-тожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить ад-рес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жа-лобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрени-ем дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решени-ям, определениям и постановлениям судов.
Работниками отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения ведется автоматизированный учет (АИС ГИТ) поступившей в инспекцию корреспонденции. В автоматизиро-ванную базу данных вводятся сведения об адресатах (исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписав-шего документ и название организации). Поступившая корреспонденция регистрируется отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения и направляется на рассмотрение руководителю, заместителям руководителя инспекции, а от них - началь-никам структурных подразделений инспекции. При регистрации выводится одна регистрационная карточка специального образца, которая вместе с документом после резолюции руководителя или заместителя руководителя направляется на исполнение в соответствующие структурные подразделе-ния инспекции и используется для организации контроля и справочно - информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и ис-полнителя.
Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегер-ской службой Российской Федерации производится работников ответст-венным за секретное делопроизводство, удостоверяется штампом и распис-кой, с указанием даты получения.
При приеме пакетов из органов государственной власти телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указы-ваются часы и минуты поступления документа.
Регистрация документов, поступивших в отдел государственной граж-данской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения, осуще-ствляется дифференцированно в зависимости от их характера, с использо-ванием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля испол-нения входящей корреспонденции.
Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистриру-ются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для слу-жебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Каждый документ, поступивший в инспекцию, регистрируется только один раз.
На всех регистрируемых документах в нижнем правом углу первого листа документа ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
Все поступившие документы регистрируются в день поступления (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.

3.3.2. Документы, адресованные руководителю инспекции, а также без указания конкретного лица или отдела предварительно рассматриваются в отделе государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения, а затем направляются руководству или в структурные подразделения инспекции.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью рас-пределения поступивших документов на требующие обязательного рас-смотрения руководителя инспекции и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании распределения обязанностей.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководителю инспекции должны осуществляться в день их поступления.
3.3.3. Руководителю инспекции докладываются документы, посту-пившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы де-путатов, документы из органов государственной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятель-ности Инспекции. Документы представляются руководителю с приложением регистрационной карточки, в которой работник отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения ука-зывает исполнителя (курирующего заместителя руководителя), поручения, срока исполнения через автоматизированную систему регистрации, учета и контроля исполнения документов (АИС ГИТ).
После доклада руководителю инспекции все документы подлежат воз-врату в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения для корректировки в случае необходимости поручений руководителя инспекции в автоматизированной системе регист-рации, учета и контроля исполнения документов.
Документы, рассмотренные руководителем инспекции и его замести-телями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения инспекции согласно резолюции, о чем в реги-страционных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ, в соответствии с резолюцией руководителя инспекции исполняется несколькими структурными подразделениями инспекции, до-кумент доводится до всех поименованных в резолюции лиц.
Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, под-ключает к исполнению другие структурные подразделения инспекции, в том числе, не указанные в резолюции руководителя инспекции, по согласо-ванию с заместителями руководителя, координирующими их деятельность, передав документ в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения для направления копии документа соисполнителям.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного ис-полнителя представить все необходимые материалы для работы над доку-ментом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
3.3.4. Прием зарегистрированных в отделе государственной граждан-ской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения документов производят начальники структурных подразделений инспекции (в отсутст-вии их заместители) под расписку в регистрационных карточках.
Рассылку копий документов и заявлений граждан в г.Набережные Челны и г.Альметьевск осуществляет отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения по электронной почте. Подлинники документов хранятся в отделе государственной граж-данской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
В случае ошибочного направления документа, начальник структурно-го подразделения в тот же день возвращает его в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности. В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения в другое, отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения направляет их од-ному из заместителей руководителя инспекции для определения исполни-теля.
Начальники структурных подразделений инспекции рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, вносят соответствующую резолюцию в АИС ГИТ в день рассмотрения документа.
Вся корреспонденция должна рассматриваться начальниками струк-турных подразделений инспекции в день ее получения или на следующий день.
В структурных подразделениях инспекции документы передаются ис-полнителям под расписку в регистрационной карточке.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изо-бражения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не дол-жен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соот-ветствующего структурного подразделения;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направля-ется в соответствующее структурное подразделение.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в инспекцию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотре-ние руководства инспекции и доставляются исполнителям.
Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется от-делом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения ин-спекции, регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес инспекции, осуществляется работниками отдела госу-дарственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
Документы в электронном виде, поступившие на электронный адрес начальников отделов, передаются для регистрации в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
Правила приема, обработки и распределения документов в электрон-ном виде определяется Инструкцией по делопроизводству инспекции, с учетом функционирующих в инспекции технических и программных средств.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Обработка документов осуществляется отделом государствен-ной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения. Отправка исходящей кор-респонденции почтовой связью осуществляется отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения кад-ров, оргработы, хозяйственного обеспечения и отделами в г.г.Набережные Челны, Альметьевск в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
3.4.2. Всю исходящую корреспонденцию с почтовым адресом, подле-жащую отправке в тот же день, структурные подразделения инспекции должны сдать в отдел кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения до 16-00, а в пятницу до 15-00.
Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется фельдъегерской связью.
3.4.3 Обработка отправляемой корреспонденции в отделе отдел госу-дарственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения включает ее сортировку, адресование, и упаковку в конверты.
Подготовленные и подписанные телеграммы передаются для регист-рации и отправки работникам отдела кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции. При этом не регистрируются поздравительные те-леграммы и телеграммы, выражающие соболезнование.
Исходящий номер проставляется на телеграммах так же, как на доку-ментах, отправляемых по почте.
3.4.4. Отправка корреспонденции «с уведомлением» производится в адрес должностных и юридических лиц-правонарушителей, судебных при-ставов и в судебные органы при направлении протоколов об администра-тивном правонарушении.
3.4.5. Работниками отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после про-верки незамедлительно возвращаются исполнителям.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправ-ляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых докумен-тов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и со-гласования с заинтересованными структурными подразделениями и замес-тителями руководителя, отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения кадров, оргработы, хозяй-ственного обеспечения передаются на подпись руководителю инспекции. После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и заре-гистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения инспекции, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Внутренние документы могут оформляться в виде служебной записки. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги и под-писываются руководителем или заместителем руководителя инспекции.
3.5.5 Документы (служебные записки, заявления), адресованные руко-водителю, касающиеся личного состава регистрируются и передаются на рассмотрения руководителю начальником отдела кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции.

3.6. Машинописные, копировальные работы

3.6.1. В Инспекции печатаются только документы служебного характера.
3.6.2. Машинописные и копировально - множительные работы осуществляются на компьютерах и копировально - множительных аппаратах, установленных в структурных подразделениях инспекции.
Документы, отпечатанные в структурных подразделениях инспекции, должны отвечать требованиям, предъявляемым к машинописной переписке и оформлению документов (отсутствие помарок, подтирок, исправлений, правильно е расположение текста).
3.6.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.

3.7. Учет и анализ объемов документооборота

3.7.1. Учет объемов документооборота ведется работниками отдела госу-дарственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции в целях совершенствования организации работы с доку-ментами.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в инспекцию и создаваемых, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.7.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются работни-ками отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хо-зяйственного обеспечения инспекции и представляются руководителю инспекции в виде справок (сводок, отчетов, диаграмм) статистического и аналитического характера по мере необходимости.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступив-ших в инспекцию и созданных ею за определенный период времени (месяц, квартал, год).
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку не-обходимой информации, проведение надзорных мероприятий, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на под-писание (утверждение) руководством инспекции или начальниками струк-турных подразделений инспекции, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров доку-мента. На документ, рассылаемый более чем в четыре aдpeca, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополни-тельных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате по-ступления (если образовался интервал времени между поступлением доку-мента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.8.3. Порядок работы с обращениями граждан осуществляется в со-ответствии с Регламентом Государственной инспекции труда в Республике Татарстан.
3.8.4.Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их ис-полнению.
3.8.5.Нарушение установленного законодательством Российской Фе-дерации порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами инспекции влечет административное наказание согласно ст.5.59.КоАП РФ.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, имеющие сопроводи-тельные письма, требующие учета, исполнения и использования в справоч-ных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи, создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день по-ступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация обращений граждан – в течение трех дней с момента поступления. При пе-редаче документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зави-симости от названия вида документа, автора и содержания. Например, от-дельно регистрируются приказы инспекции по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по отпускам.
4.1.5. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факси-мильной связи, регистрируются в отделе государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции, осу-ществляющих их прием и передачу.
4.1.6. Документы регистрируются в АИС ГИТ.
4.1.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной
совместимости регистрационных данных устанавливается следующий со-став основных реквизитов регистрации:
- дата и индекс регистрации;
- наименование организации (автора или корреспондента);
- вид документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- краткое содержание документа;
- резолюция (автор, содержание поручения, дата, исполнитель);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.8. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.
Исходящие документы регистрируются один раз в день подписания (утверждения) или на следующий день.

V.Контроль исполнения документов

5.1.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в инспекции определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Государственной инспекции труда в Республике Татарстан.
5.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку доку-мента на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информи-рование руководства инспекции и начальников структурных подразделений инспекции о состоянии исполнения документов.
5.1.3. Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы в соответствии с указаниями (резолюциями) руко-водителя инспекции и его заместителей.
При постановке документа на контроль на верхнем правом поле доку-мента делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок ис-полнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе реги-страционных данных.
5.1.4. Контроль исполнения документов осуществляется отделом го-сударственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции.
5.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других фе-деральных органов исполнительной власти, организаций и обращений гра-ждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством Российской Федерации.
Дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя инспекции и фиксируется в регистрационно - контрольной карточке.
Срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руково-дителем инспекции на основании служебной записки с указанием причин продления, но не более чем на 30 дней. Новый срок исполнения вносится в АИС ГИТ профильным заместителем руководителя в день приятия решения о продлении срока или на следующий день.
Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа, судебные органы.
5.1.6. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:
- поручения вышестоящих органов - после представления предложе-ний в этот орган, предусматривающих полное выполнение решений, со-держащихся в резолюции и списании "в дело" подлинника поручения;
- запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Госсовета РТ - после направления исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;
- поручения руководства Роструда - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;
- поручения, содержащиеся в приказах, и протоколах оперативных со-вещаний у руководителя инспекции - после доклада руководителю инспек-ции соответствующих предложений;
- обращения заявителей – после сдачи в отдел государственной граж-данской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения ответа заявителю с приложением регистрационной карточки, оригинала обраще-ния, внесения текста ответа, связанного с входящим документом и «спи-сания в дело» заявления в АИС ГИТ.
Снятие документа с контроля оформляется в регистрационной карточ-ке отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие све-дения об исполнении или ссылка на исходящий документ (дата и номер), связанный в АИС ГИТ с входящим документом или обращением граждани-на; отметка "списать в дело", номер дела, в котором будет храниться доку-мент, дата; подпись исполнителя и начальника структурного подразделе-ния, в котором исполнен документ.
Персональную ответственность за своевременность и полноту рас-смотрения обращений граждан в срок и полноту содержания ответа несет начальник отдела, в подчинении которого находится ответственный испол-нитель и которому отписаны на исполнение документ, обращение.
В случае несвоевременного и неполного рассмотрения обращения не-посредственно начальником отдела, ответственность возлагается на кури-рующего заместителя руководителя.
5.1.7. Отдел государственной гражданской службы, кадров, орграбо-ты, хозяйственного обеспечения инспекции еженедельно направляет ин-формацию о поручениях и документах, находящихся на исполнении замес-тителям руководителя инспекции, начальникам структурных подразделений и ежемесячно доводит до руководителя инспекции состояние исполни-тельской дисциплины по текущим поручениям, по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению.
5.1.8. Контроль исполнения документов строится на базе регистраци-онных данных.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Основными видами работ в инспекции, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление Но-менклатур дел и формирование дел в Инспекции с последующей передачей их в архив инспекции.

6.1. Составление номенклатуры дел.

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых Государственной инспекции труда в Рес-публике Татарстан, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста-новленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел в отделах инспекции составляется начальни-ком структурного подразделения, согласовывается с отделом государст-венной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспече-ния.
6.1.3. Сводная номенклатура дел составляется отделом государствен-ной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений инспекции. Свод-ная номенклатура дел инспекции согласовывается с Экспертной провероч-ной комиссией (далее - ЭПК) Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан и утверждается руководителем инспек-ции. Согласовывается сводная номенклатура дел с Главным архивным управлением при КМ РТ не реже одного раза в 5 лет, если не было корен-ных изменений в функциях и структуре инспекции.
6.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения инспекции получают от отдела государственной граждан-ской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, ут-верждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного го-да.
6.1.6. Разделы в сводной номенклатуре дел инспекции соответствуют названиям структурных подразделений инспекции и располагаются в соот-ветствии с утвержденной структурой инспекции.
6.1.7. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отра-жающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности ин-спекции, справочные и контрольные картотеки.
6.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки
документов с пометкой "Для служебного пользования".
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.9. Графы номенклатуры дел в инспекции заполняются следующим образом:
в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в инспекции цифрового обозначения структурного подразделения инспекции и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения инспекции. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.
в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, час-тей). Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование инспекции или отдела инспекции;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (год), к которым относятся документы дела;
в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела упот-ребляется термин "документы", в скобках указываются основные разно-видности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам деятельности инспекции",
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (от-четы).
Например: "Годовые отчеты Государственной инспекции труда в Рес-публике Татарстан по финансовой деятельности".
Порядок расположения заголовков дел внутри раздела и подразделе-ний номенклатуры дел определяется степенью важности документов, со-ставляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию;
графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятель-ности организаций, указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);
в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использо-ванных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках инспекции, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполни-тельной власти для продолжения и др.
6.1.10. Если в течение года возникают новые документированные уча-стки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.
6.1.11. По окончании календарного года работником инспекции, от-ветственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о катего-риях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

6.2. Формирование и оформление дел в отделах инспекции

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в де-ла. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в со-ответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии боль-шего количества листов дела подразделяются на тома.
6.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными пра-вовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в каждом личном деле располагаются в определенной по-следовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
Лицевые счета работников инспекции группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группиру-ются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - от-вет помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
6.2.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или час-тичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформ-ление дела обязательно предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела и составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточ-нений в реквизит обложки дела.
Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочно ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.
6.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо-ложения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заве-рителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым ка-рандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и спе-цифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, ну-меруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала кон-верт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
6.2.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном де-ле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной над-писью.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответст-вующей номенклатуры дел отдела после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.
На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел посто-янного хранения проставляется в архиве инспекции.
При проверке дел, по окончании года, в реквизитах на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых до-кументов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.7. Для учета документов, определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спе-цификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела посто-янного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела опре-деляется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на от-дельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указыва-ется цифрами и прописью количество включенных в нее документов и ко-личество листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоро-сшивателях не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать заверительные надписи не составлять.
6.2.8. Контроль за формированием дел в отделах инспекции и методи-ческая помощь осуществляется лицом, ответственным за архив работником отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения.

6.3.Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях инспекции

6.3.1. Поступившие в инспекцию федеральные законы, указы и рас-поряжения Президента Российской Федерации и РТ, постановления и рас-поряжения Правительства Российской Федерации и РТ после проведения с ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями руководителя инспекции передаются для хранения в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
6.3.2. Выдача материалов по обращениям граждан, находящихся в отделе государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйст-венного обеспечения, производится под роспись в журнале выдачи обра-щений граждан. Выдача документов производится ежедневно после 14 ча-сов по заявлению (главного) государственного инспектора труда, согласо-ванного с начальником структурного подразделения, (при необходимости, отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разреше-ния начальника отдела или заместителя руководителя инспекции).
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в ис-ключительных случаях и производится с разрешения руководителя инспек-ции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3.3.Выдача материалов расследования несчастных случаев на произ-водстве из архива инспекции во временное пользование работникам ин-спекции производится под роспись в журнале выдачи материалов рассле-дования несчастных случаев на срок не более одного месяца. После исте-чения указанного срока дела, материалы должны быть возвращены на ме-сто их хранения в архив инспекции.

6.4. Порядок хранения дел (документов) в отделах инспекции

6.4.1. С момента заведения и до передачи в архив инспекции дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях инспекции.
6.4.2. Начальники структурных подразделений инспекции несут пер-сональную ответственность за хранение документов.
6.4.3. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
6.4.4. Работники структурных подразделений инспекции хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.
6.4.5. Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сро-ков хранения и по личному составу через три года после завершения дело-производства сдаются по описи в архив инспекции лицу, ответственному за архив в инспекции.
6.4.6. Дела, документы, из текущего архива структурных подразделе-ний инспекции могут выдаваться начальниками отдела во временное поль-зование работникам инспекции только под расписку, на срок не более од-ного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив отдела.

VII. Порядок подготовки и передачи дел на хранение
в архив Инспекции

Документы инспекции являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федераль-ным архивным агентством, подлежат передаче на постоянное хранение в Национальный архив Республики Татарстан, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для организации и проведения работ по хранению документов Архив-ного фонда Российской Федерации в инспекции действует ведомственный архив, в котором хранятся документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу (лицевые счета).
Лицо, назначенное ответственным за архив в инспекции, организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и под-готовке к передаче на постоянное хранение в Национальный архив Респуб-лики Татарстан.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив Инспекции преду-сматривают работу, которая проводится в структурных подразделениях инспекции и включает в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- полное оформление дел;
- составление описи дел;
- актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.
Эта работа проводится в соответствии с "Перечнем типовых управ-ленческих документов, образующихся в деятельности организации, с ука-занием сроков хранения" (М., 2000 г.), настоящей Инструкцией и выполня-ется работниками инспекции, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
Контроль за выполнением вышеуказанных работ и методическую по-мощь осуществляет отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
Акты о выделении дел к уничтожению составляются начальниками структурных подразделений инспекции, ответственных за делопроизводст-во и передаются в отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения для составления общего акта о вы-делении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения для согласования с экспертной комиссией инспекции.

7.1. Проведение экспертизы ценности документов структурных
подразделениях инспекции

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на ос-новании критериев их ценности в целях определения сроков хранения до-кументов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Татарстан.
Экспертиза ценности в инспекции на стадии делопроизводства прово-дится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив инспекции.
7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в инспекции создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК)
7.1.3. Функции и задачи ЭК определяются разработанными Положе-ниями, которые утверждаются руководителем инспекции. Положение о ЭК инспекции до его утверждения согласовывается с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан.
7.1.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осу-ществляется работником отдела государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции ответственным за архив.
7.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структур-ных подразделениях инспекции осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив ин-спекции.
Дела с временным сроком хранения (до 10 лет) и с пометкой "до ми-нования надобности" подлежат хранению в структурных подразделениях инспекции.
7.1.6. Отбор документов производится в соответствии с "Перечнем типа управленческих документов, образующихся в деятельности организа-ции, указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), номенклатуры дел струк-турных подразделений инспекции, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры доку-ментов, черновики, копии документов. Окончательное решение по резуль-татам экспертизы ценности документов принимает ЭК инспекции.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.2. Порядок составления описей дел

7.2.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизи-рованный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда инспекции, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
7.2.2. Сдаточные описи структурные подразделения инспекции со-ставляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела времен-ного (свыше 10 лет) срока хранения.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения сдаточные описи не
составляются.
Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела вре-менного (свыше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т. ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям отделы ин-спекции сдают свои дела в архив инспекции.
7.2.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными подразде-лениями инспекции, служат основой для подготовки сводной описи дел ин-спекции, которую готовит ответственный за архив работник отдела кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения инспекции и по которой архив Ин-спекции передает дела на постоянное хранение, в сроки, установленные Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
7.2.4. Описи дел структурных подразделений составляются по уста-новленной форме и представляются в архив Инспекции через каждые три года.
7.2.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения ин-спекции имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.
7.2.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требова-ния: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым но-мером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумера-ции дел в описи - валовый в пределах календарного года; графы описи за-полняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовка-ми пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел обозначаются словами «то же» при этом другие сведения о делах вно-сятся в опись полностью; графа описи "примечание", используется для от-меток о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт о наличии копий.
7.2.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.2.8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хра-нения и дел по личному составу, составляемая отделами инспекции, подпи-сывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласо-вывается с архивом инспекции и утверждается начальником отдела в обя-зательном порядке.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых переда-ется вместе с делами в архив инспекции, а второй остается в качестве кон-трольного экземпляра в отделе инспекции.
В отделах инспекции опись дел, до ее утверждения, должна быть со-гласована ЭК.

7.3. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел

7.3.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления сводной описи дел ин-спекции за тот же период.
Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к унич-тожена дел рассматриваются ЭК инспекции одновременно. Согласованные с ЭК инспекции акты о выделении к уничтожению дел и описи дел посто-янного хранения после согласования их с ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан, утверждаются руководителем инспекции.
Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.
7.3.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются ответст-венными за делопроизводство работниками отделов.
7.3.3. Начальники отделов инспекции несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов инспекции.
7.3.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в отделах инспекции, возлагается на отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.

7.4. Передача дел на хранение в архив инспекции

Документы принимаются на хранение в архив инспекции в виде под-линников, только при их отсутствии принимаются копии.
7.4.1. В архиве инспекции хранятся полностью оформленные дела по-стоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, в том числе лицевые счета.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив инспекции не подлежат, они хранятся в отделах инспекции.
7.4.2. Оформленные дела передаются в архив инспекции в установ-ленном порядке после истечения трехлетнего срока их хранения и исполь-зования в отделах инспекции.
Передача дел в архив инспекции осуществляется по графику передачи дел, согласованному с начальниками структурных подразделений инспек-ции и утвержденному руководителем инспекции.
Неправильно оформленные дела на хранение в архив инспекции не принимаются.
7.4.3. В период подготовки дел отделом инспекции к передаче их в архив инспекции ответственным за архив работником инспекции предвари-тельно поверяется правильность: формирования, оформления дел, соответ-ствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отдела инспекции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник отдела инспекции, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При не- обнаружении дел обязательно составляется акт.
7.4.4. Прием дел производится ответственным за архив работником инспекции в присутствии работника отдела, ответственного за делопроиз-водство.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включен-ного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ответственного за архив работника инспекции, принявшего дела, и работника отдела инспекции, передавшего дела на хранение в архив.
7.4.5. В случае ликвидации или реорганизации отдела инспекции, ра-ботник, ответственный за делопроизводство данного отдела инспекции, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имею-щиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив инспекции независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив инспекции, увязанными в связки.
7.4.6. Дела постоянного срока хранения, находящиеся в архиве ин-спекции, по истечении 15 лет передаются в Национальный архив Респуб-лики Татарстан в установленном порядке.

7.5. Порядок выдачи дел во временное пользование из архива
инспекции

7.5.1. Выдача дел или копий документов из архива инспекции регист-рируется в книгах:
выдачи дел работникам отделов инспекции;
выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.
7.5.2. Дела (документы) выдаются из архива инспекции во временное
пользование на срок, не превышающий:
1 месяц - для работников инспекции
3 месяца - для работников сторонних организаций.
По истечении установленного срока дела (документы) должны быть воз-вращены на место их хранения, в архив инспекции.
7.5.3. Выдача дел или копий документов их архива инспекции в отде-лы инспекции осуществляется под расписку. При выдаче дела или доку-мента во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта - заместитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и назва-ние фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника, ответственного за архив, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив инспекции карта - заместитель изымается.
7.5.4. Сторонним организациям копии документов из архива инспек-ции выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководи-теля инспекции.
7.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длитель-ный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя инспекции с оставлением в деле заверенных ко-пий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в архив инспекции, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.
7.5.6. При любом перемещении дел в архиве инспекции обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.

VIII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов
Государственная инспекция труда в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417) применяет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Виды печатей и штампов, используемых в Инспекции, а также перечень документов, на которых ставятся печати изложен в приказе инспекции № 27 от 30.03.2006 г.)
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель инспекции по согласованию с отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются отделом государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения, затем размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
Учет имеющихся в инспекции печатей и штампов ведет отдел государственной гражданской службы, кадров, оргработы, хозяйственного обеспечения в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью);
выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;
печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах;
передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых инспекцией, не допускается;
ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя инспекции, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений, (главных) государственных инспекторов труда;
печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;
порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК
Главного архивного управления
при Кабинете Министров
Республики Татарстан
№____ от «___»_________ 2013г.